建設(shè)工程資料是在工程項目生命周期內(nèi)所形成的各種真實記錄和反映建設(shè)活動的相關(guān)資料，做好工程資料歸集管理工作，對工程決（結(jié)）算、竣工驗收、后期運營管理及維護、審計檢查等都起著重要作用。近年來，在審計中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)建設(shè)單位普遍存在工程資料管理薄弱的問題，亟待引起重視。

一、存在的主要問題

1、工程資料歸集意識欠缺，基礎(chǔ)工作不扎實，影響工程資料的完整性

部分建設(shè)單位對工程資料歸集重視程度不夠，將工程檔案工作一并“外包”、“轉(zhuǎn)嫁”給代建、招標(biāo)代理等單位，而作為應(yīng)承擔(dān)主體責(zé)任的建設(shè)單位，在合同訂立時既沒有重視對各參建單位工程資料歸檔的約束，在項目實施中又疏于組織收集、整理、歸檔資料，造成工程資料歸集嚴(yán)重滯后，甚至有的建設(shè)單位在被檢查、被審計時，才臨時突擊找各參建單位收集資料，致使工程資料零散、無法收集齊全。

2、相關(guān)負責(zé)人員變動頻繁，前后銜接不到位，影響工程資料的連續(xù)性

工程建設(shè)項目周期長、時間跨度大，短則兩三年、長則十來年，有的建設(shè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、項目負責(zé)人、重要崗位人員流動性較大，又沒有嚴(yán)格執(zhí)行工作交接制度，極易導(dǎo)致工程資料丟失和損壞。另外，有的單位存在“新官”難理“舊事”的現(xiàn)象，前后工作脫節(jié)，破壞了工作的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

3、工程調(diào)整僅口頭變更，手續(xù)辦理不規(guī)范，影響工程資料的有效性

建設(shè)項目遇到客觀因素需要調(diào)整時，按照規(guī)定應(yīng)到有關(guān)部門辦理調(diào)整手續(xù)，但由于工期要求緊、手續(xù)辦理復(fù)雜等原因，加上建設(shè)單位工程管理及造價控制意識淡薄，有時出現(xiàn)“口頭變更”建設(shè)內(nèi)容、范圍、造價金額等，相關(guān)手續(xù)難以落實到位，最終無法形成書面形式的確認資料，往往對概算控制、工程決（結(jié)）算確認造成極大困難。

二、相關(guān)建議

1、增強歸檔意識，提高檔案管理水平

建設(shè)單位需重視工程資料歸檔工作，按照有關(guān)規(guī)定認真做好建設(shè)項目檔案工作。加強合同管理，在招投標(biāo)及合同簽訂過程中，明確各參建單位的檔案整理、歸檔及移交等工作要求。同時，加強工程資料與工程進度同步管理，做到同部署、同實施、同驗收。

2、健全交接制度，確保工作有序推進

完善和健全工作交接制度，在人員調(diào)動、離職時及時辦理交接手續(xù)，明確交接人、接管人責(zé)任劃分，特別是工程中的重要事項、遺留問題要逐項“交”得清楚、“接”的明白，做到工作交接到位、檔案交接到位，確保工作銜接有序。同時，推行工程檔案數(shù)字化管理，便于資料利用與保管，防止資料丟失。

3、加強工程管理，嚴(yán)格執(zhí)行審批流程

規(guī)范工程建設(shè)程序，加強設(shè)計變更及現(xiàn)場簽證管理，杜絕“口頭變更”、“口頭指令”的發(fā)生，發(fā)生重大變更后及時辦理相關(guān)手續(xù)，收集并整理設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證、會議紀(jì)要等第一手原始資料，做好重要事項記錄是控制建設(shè)投資、確認工程造價的有效手段和措施。

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